Torbalı Ticaret Odası
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
Bölüm 1. Politika’nın Amacı ve Yürürlüğü…………………………………………………………………………………………….2
Bölüm 2. Kanun’un Kapsamı ve Odamızın Kanun’dan Doğan Hak ve Yükümlülükleri…………………….2
2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Genel İlkeler……………………………………………………………………………………..2
2.2. Kanun Kapsamında Kişisel Veri İşleme ve Paylaşım Amaçları……………………………………………………………………3
2.2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Amaçlar…………………………………………………………………………………………3
2.2.2. Kişisel Verilerin Paylaşımına ilişkin Amaçlar………………………………………………………………………………………..3
2.3. Kanun Kapsamı Dışında Kalan Haller…………………………………………………………………………………………………….4
Bölüm 3. Kişisel verilerin odamız tarafından işlenmesi…………………………………………………………………….5
3.1. Odamız Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin Kategorizasyonu …………………………………………………………………5
3.2. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenme Amaçları……………………………………………………………………………5
3.3. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından Aktarılması ve Veri Aktarımı Gerçekleştirilen Tarafların
Kategorizasyonu……………………………………………………………………………………………………………………………………….7
3.4. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenmesi Usulü ……………………………………………………………………………7
3.5. Kişisel Veri Güvenliği………………………………………………………………………………………………………………………….7
Bölüm 4. Veri Sahiplerinin Kanun’dan Doğan Hakları…………………………………………………………………….8
4.1. Veri Sahiplerinin Hakları…………………………………………………………………………………………………………………….8
4.2. Hakların Kullanılması………………………………………………………………………………………………………………………..9
Bölüm 1. Politika’nın Amacı ve Yürürlüğü
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Kanun, kişisel verilerin “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve
vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek
veya tüzel kişilerce kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları ortaya koymaktadır.
Kanun kapsamında kişisel veriler “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi”
olarak; işleme ise “işisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak tanımlanmıştır.
Kanun, diğer düzenlemelerinin yanı sıra, veri sorumlularına, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenecek olan veri sahiplerini bilgilendirme/aydınlatma yükümlülüğü getirmiştir. Kanun’un 10. maddesine göre veri sorumluları veri sahiplerini;
konularında bilgilendirmelidir.
İşbu doküman (“Politika”), Odamızın veri sorumlusu olarak kişisel verilerini işlediği gerçek ve tüzel
kişilerin yukarıda belirtilen madde kapsamında aydınlatılması amacıyla kaleme alınmıştır. Bu Politika’nın konusu Odamızın üyeleri, diğer başvuranları, yetkilileri ve çalışanları, potansiyel müşterileri, iş ortaklarımızın ve tedarikçilerimizin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları ile çalışan adaylarımız, Odamızda eskiden çalışanlar ve stajyerlerimiz ile Odamızdan emekli olan kişiler, ziyaretçilerimiz, odamız yetkilileri ile meclis ve yönetim kurullarımız, iş ortağı ve tedarikçi adaylarımız ve sair üçüncü kişiler olup çalışanlarımıza ilişkin kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hususlar Kanun’a uygun şekilde çalışanlara sunulan ayrı bir politika metni kapsamında düzenlenmektedir.
Bölüm 2. Kanun’un Kapsamı ve Odamızın Kanun’dan Doğan Hak ve Yükümlülükleri
2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Genel İlkeler
Kanun’un 4. maddesi uyarınca kişisel veriler, Kanun ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun bir şekilde işlenmelidir. Bu kapsamda veri sorumluları, yukarıda Bölüm 1’de belirtilen aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi dışında kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak aşağıdaki genel ilkelere uymakla yükümlü kılınmıştır:
2.2. Kanun Kapsamında Kişisel Veri İşleme ve Paylaşım Amaçları
2.2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Amaçlar
Kanun uyarınca kişisel veriler, kural olarak veri sahibinin açık rızası bulunmaksızın işlenememektedir.
Bununla birlikte Kanun, 5 ve 6. maddeleri kapsamında kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler bakımından açık rıza bulunmaksızın veri işlenebilecek birtakım durumları belirlemiştir.
taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
olması,
menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
hallerinde veri sahibinin önceden alınmış açık rızası bulunmasa dahi (gerekli aydınlatmanın yapılmış
olması koşuluyla) işlenebilecektir.
Öte yandan, Kanun, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer
inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri “özel nitelikli” veya “hassas” kişisel veri olarak tanımlamış ve bunların işlenmesi için daha ağır şartlar öngörmüştür. Buna göre, özel nitelikli kişisel veriler, veri sahibinden açık rıza alınmış bulunan haller dışında ancak aşağıdaki koşullarda işlenebilecektir:
tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili
kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilecektir.
2.2.2. Kişisel Verilerin Paylaşımına ilişkin Amaçlar
Veri işlemeye uygun şekilde, kişisel verilerin üçüncü bir tarafla paylaşılması (aktarım) da ilgilli veri
sahibinden bu doğrultuda açık rıza alınmış olmasına tabi kılınmıştır. Ancak Kanun’un 8. maddesine göre veri işlemeye izin verilen şartlarda veri aktarımı da gerçekleştirilebilmekte olup bu doğrultuda yukarıda Bölüm 2.2.1.’de belirtilen şartların varlığı halinde verisahibinin rızası bulunmasa dahi kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri aktarımı yapılabilecektir.
Kanun, kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarımı ile ilgili olarak yurtdışına aktarımı özel koşullara
bağlamıştır. Buna göre, kişisel veriler;
birkaçının karşılandığı hallerde;
o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve
o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda veri sorumlusunun ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile yurtdışına aktarılabilmektedir.
2.3. Kanun Kapsamı Dışında Kalan Haller
Kanun’un 28. maddesi uyarınca aşağıdaki durumlarda Kanun uygulanmayacaktır:
kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle
ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek
kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında
işlenmesi.
güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları
tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Bölüm 3. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenmesi
3.1. Odamız Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin Kategorizasyonu
Odamız tarafından kişisel veriler, aşağıda tanımlı kategoriler altında işlenmektedir:
Veri Kategorisi | Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama |
Kimlik Bilgisi | Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler (örn. TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği) |
İletişim Bilgisi | Kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres) |
Lokasyon Verisi | Veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler (örn. araç kullanımı
sırasında edinilen lokasyon verileri) |
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi | Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler (örn. giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb.) |
İşlem Güvenliği Bilgisi | Odamız ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak
amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren internet sitesi şifre ve parola gibi bilgiler) |
Risk Yönetimi Bilgisi | Odamızın ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel
veriler (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar) |
Finansal Bilgi | Kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü
finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler (Örneğin: veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kart bilgisi, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.) |
Özlük Bilgisi | Oda’nın tedarikçilerinin çalışanlarının özlük haklarının oluşmasına temel olan
kişisel veriler (kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge) |
Çalışan Adayı Bilgisi | Odamız nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşan veri
sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılan kişisel veriler (örn. özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.) |
Çalışan İşlem Bilgisi | Oda’nın tedarikçi çalışanlarının işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel veriler (örn. işe giriş-çıkış kayıtları, iş seyahatleri, katıldığı toplantılara ilişkin bilgiler, güvenlik sorgusu, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, oda kartı harcama bilgisi) |
Çalışan Performans
ve Kariyer Gelişim Bilgisi |
Oda’nın tedarikçi çalışanlarının performanslarının ölçülmesi ve kariyer
gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyer gelişimine yönelik eğitimler) |
Yan Haklar ve
Menfaatler Bilgisi |
Oda’nın tedarikçi çalışanlarına sunulan yan hak ve menfaatlerinin takibinin
yapılması ve tedarikçi çalışanlarının bunlardan faydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler (örn. özel sağlık sigortası, araç tahsisi) |
Pazarlama Bilgisi | Odamız tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler (örn.
pazarlama amacıyla kullanılmak üzere toplanan kişinin alışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zenginleştirme faaliyetleri) |
Hukuki İşlem ve
Uyum Bilgisi |
Hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin
ifası amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. mahkeme ve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler) |
Denetim ve Teftiş
Bilgisi |
Odamızın kanuni yükümlülükleri ve oda politikalarına uyumu kapsamında
işlenen kişisel veriler (örn. denetim ve teftiş raporları, ilgili görüşme kayıtları ve benzeri kayıtlar) |
Özel Nitelikli Kişisel
Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya
diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
Talep/Şikayet
Yönetimi Bilgisi |
Odamıza yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve
değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler (örn. Oda’ya yönelik talep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar) |
Görsel ve İşitsel Veri | Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar (örn. fotoğraflar,
kamera kayıtları ve ses kayıtları) |
3.2. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenme Amaçları
Odamız, yukarıda belirtilen kapsamda kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:
sorumluluk ve/veya sivil toplum kuruluşları faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası
ve/veya artırılması süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
planlanması ve icrası
3.3. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından Aktarılması ve Veri Aktarımı Gerçekleştirilen Tarafların
Kategorizasyonu
Odamız tarafından kişisel veriler, yukarıda belirtilen amaçlarla Oda yetkililerimize, iştiraklerimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, Oda Yönetim Kurulu ve Meclisine, Üyelerimize, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel kurumlara aktarılabilecektir.
3.4. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenmesi Usulü
Odamız, veri sorumlusu sıfatı ile Kanun’dan doğan yükümlülükleri kapsamında, veri sahiplerinden kişisel verilerini temin etmeden evvel Kanun’un 10. maddesi doğrultusunda veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Odamız tarafından gerçekleştirilen herhangi bir veri işleme süreci Kanun’da belirtilen ve yukarıda Bölüm 2.2.1 ve 2.2.2.’de detaylandırılan şartları karşılamadığı takdirde ise veri sahiplerinden açık rızaları temin edilmekte ve ilgili süreçler bahsi geçen açık rıza çerçevesinde sürdürülmektedir.
Kanun kapsamında açık rıza, “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle
açıklanan rıza” olarak tanımlanmış olup bu doğrultuda Odamız veri sahiplerini Kanun’un 10. maddesi
uyarınca aydınlattıktan sonra açık rızalarını temin etmektedir.
Kanun kapsamında kişisel verilerin saklanması için herhangi bir süre belirlenmemiş olmakla birlikte,
genel ilkeler uyarınca kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi esastır. Odamız, söz konusu ilkeye uygun bir şekilde saklama süreleri tespit etmek adına, her bir veri işleme süreci ile ilgili olarak yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürecin amacını esas alarak bir değerlendirme yapmaktadır. Bu doğrultuda Odamız, asgari olarak yasal yükümlülüklerinin gerektirdiği süre ile ve her halükârda ilgili zamanaşımı süreleri dolana kadar kişisel verileri saklamaktadır.
Odamız, bahsi geçen sürelerin sona ermesi durumu da dahil olmak üzere herhangi bir süreç kapsamında ilgili kişisel verinin işleme amacının ortadan kalkması ile birlikte kişisel verileri Kanun’a uygun bir şekilde anonimleştirmekte, silmekte veya yok etmektedir. Kanun kapsamında anonimleştirme “Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi” şeklinde tanımlanmış olup odamız anonimleştirme faaliyetleri yürürlükteki mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmektedir.
3.5. Kişisel Veri Güvenliği
Odamız, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını,
verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır. Bu kapsamda Odamız tarafından asgari aşağıdaki aksiyonlar alınmaktadır:
kayıt altına alınması,
sözleşmesel taahhütlerin alınması.
Bölüm 4. Veri Sahiplerinin Kanun’dan Doğan Hakları
4.1. Veri Sahiplerinin Hakları
Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri;
gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini
isteme,
üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
giderilmesini talep etme,
haklarına sahiptir.
Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası belli hallerde veri sahibinin veri sorumlusundan zararlarının tazmini dışında bir talepte bulunamayacağını düzenlemiştir. Buna göre,
kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme
görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
çıkarlarının korunması için gerekli olması,
hallerinde ilgili verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.
4.2. Hakların Kullanılması
Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için www.torbalito.org.tr adresinde yer alan “Torbalı Ticaret Odası Başvuru Formu”nu kullanabileceklerdir.
Odamız tarafından azami otuz gün içerisinde değerlendirilmekte ve cevaplanmaktadır. Odamız, özellikle başvuru sahibinin ilgili veri sahibi olup olmadığının değerlendirilmesi amacıyla başvuru sahibinden ek bilgi ve belge talep etme hakkını saklı tutmaktadır.
KVKK İlgili Diğer Sayfalarımız
14 Mart 2024 - Sigorta Firmalarının Kurumsal E-Posta Kullanma Zorunluluğu
4 Mart 2024 - Yeşil Dönüşüm ve Sınırda Karbon Düzenleme Mekanizması Bilgilendirme ve İstişare Toplantısı Hk.
27 Şubat 2024 - Ulaştırma ve Altyapı Bakanı Sayın Abdulkadir URALOĞLU’nun katılımıyla Sanayicinin Ulaşım Sorunları İstişare Toplantısı
19 Şubat 2024 - Gümrük Vergi ve Ceza Borcu Sorgulama-Borç Durum Belgesi